O grande volume de lançamentos imobiliários e imóveis não regularizados no mercado vem gerando cada vez mais procura por informações sobre como iniciar um condomínio.
Encontre neste Guia o passo a passo, documentos necessários e dicas que você precisa saber para regularizar um condomínio.

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O processo
  1. Expedição do Habite-se (pela construtora/ incorporadora).
  2. Inscrição das escrituras definitivas das unidades no Cartório de Registro de Imóveis.
  3. Elaboração da Convenção, com assinatura de proprietários de no mínimo 2/3 das frações ideais do condomínio.
  4. Convocação da primeira Assembleia para eleição de síndico e conselho consultivo.
  5. Solicitar o desmembramento do IPTU por unidade.
  6. Registro do condomínio no Cartório de Registro de Imóveis, juntamente com a Convenção.
  7. Inscrição do condomínio no CNPJ, que torna automática a inscrição no INSS (esta é necessária para o condomínio ser empregador).
Convenção
  • Em geral, as construtoras já antes de construírem o condomínio, devem registrar uma minuta da convenção do local e do seu regimento interno. Ou seja: mesmo antes de ser ocupado pelos moradores, o lugar já tem suas regras para convivência. Claro que os condôminos podem – e em muitos casos devem – alterar esses documentos para que o local de sua moradia reflita suas vontades, como deve ser.
  • Pela complexidade e importância deste documento, é recomendável contar com o auxílio de um advogado especialista em Direito Imobiliário para a redação.
  • A Convenção não pode ter itens que contrariem as leis municipais, estaduais e federais.
  • Para aprová-la e torná-la obrigatória para todos, é preciso a assinatura de titulares de 2/3 das frações ideais do condomínio.
  • Não é necessário convocar assembleia para colher as assinaturas ou ratificar a decisão, quando se realiza pela primeira vez a Convenção.
  • Para mudanças posteriores em seu texto, é preciso aprovação de titulares de 2/3 das frações ideais, em Assembleia
1a. Assembleia
  • Normalmente é convocada pela construtora/ incorporadora.
  • Elege-se o primeiro síndico, definindo previamente sua remuneração caso o mesmo venha a ser remunerado por isto.
  • Elege-se o conselho consultivo.
  • Se a Convenção não foi elaborada pela construtora/incorporadora, pode-se escolher uma comissão para redigir o documento, ou deixar essa tarefa a cargo do síndico e conselho consultivo. Pela complexidade e importância deste documento, é recomendável contar com o auxílio de um advogado especialista em Direito Imobiliário para a redação.
  • Somente com a minuta da Convenção pronta, contendo as assinaturas de 2/3 dos proprietários titulares das unidades, é que se pode regularizar o condomínio junto ao Registro de Imóveis.
Desmembramento do IPTU
  • Quando a construtora ergue um prédio ou um “condomínio horizontal”, o IPTU é único, pago pela totalidade do terreno. Após a obtenção do “Habite-se”, registro da Convenção e realização da 1a. Assembleia, é necessário solicitar à prefeitura o desmembramento do IPTU, para ser cobrado de cada unidade, de acordo com a fração ideal correspondente.
  • Ainda assim, será mantido um IPTU comum, referente às áreas comuns do condomínio, como garagens, jardim e outros (despesa ordinária).
  • O desmembramento geralmente deve ser solicitado à Secretaria de Finanças do seu município.
Registro
  1. O condomínio só pode ser ocupado após a prefeitura expedir o Habite-se. Este é um documento fornecido à construtora/incorporadora, em que se autoriza a ocupação e uso de edifício recém-concluído.
  2. Deve ser feito o registro das escrituras definitivas das unidades, no Cartório de Registro de Imóveis.
  3. Inscrição do condomínio no Cartório de Registro de Imóveis, com a respectiva Convenção.
CNPJ
  • É o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. O condomínio precisa desse registro porque, apesar de não pagar imposto de renda (é associação sem fins lucrativos), vai reter imposto de renda dos funcionários na fonte.
  • Realizando a inscrição no CNPJ, o condomínio automaticamente estará se registrando no INSS como empregador.
  • Informações sobre documentos necessários, como e onde realizar a inscrição: site da Secretaria Federal da Fazenda.
1a. taxa condominial
  • É Lei: Taxas condominiais só podem ser cobradas a partir da entrega das chaves, que só pode ser realizada após a expedição do Habite-se.
  • O Habite-se é um documento fornecido à construtora/incorporadora pelo poder municipal, em que se autoriza a ocupação e uso de edifício recém-concluído.
  • É ilegal também a isenção de pagamento de taxa condominial para as unidades vazias, ainda não vendidas pela construtora/incorporadora.
Condomínios novos – Dicas e orientações
Fique de olho em prazos e nas promessas da construtora
Se a construtora acabou de entregar as chaves, prepare-se: há muito o que fazer para transformar o prédio ou conjunto de casas em um condomínio. Mas para deixar tudo funcionando como se deve, o primeiro passo é uma assembleia geral de instalação do condomínio. Nela, serão eleitos o síndico e o corpo diretivo para o período que for estabelecido.
Como serão muitas as responsabilidades – e as novidades-, e as pessoas não se conhecem direito ainda, pode-se pensar em uma primeira gestão mais curta, apenas para os seis primeiros meses.
Para compor o corpo diretivo vale não apenas as pessoas que se interessarem, mas também se tiverem conhecimentos de contabilidade, direito, finanças, administração, já que essas áreas são bastante usadas no cotidiano do condomínio.
Começando bem
Eleito síndico, o primeiro passo é tirar o CNPJ do condomínio. Esse documento é necessário para as próximas etapas. Para obter o CNJP é preciso de:
  • Ficha a ser baixada e preenchida no site da Receita Federal
  • Convenção do condomínio registrada em cartório
  • Ata da assembleia que elegeu o síndico
  • Ficha de Inscrição Cadastral (FIC – é possível comprá-la em papelarias)
  • Cópia do CPF do síndico
A emissão do documento demora, em média, de 15 a 20 dias.
Com o CNPJ do condomínio em mãos, é importante que o novo síndico busque uma apólice de seguros para o local. O responsável tem até 120 dias para fechar esse serviço, mas é importante que o faça o mais rápido possível. Assim, os condôminos ficam protegidos, pelo menos, de incêndios, raios e explosões.
Outro item relevante é a contratação de manutenção preventiva desde cedo. Dessa maneira evita-se o desgaste desnecessário de equipamentos novos, prolongando assim sua vida útil.
Também é importante pedir à prefeitura o desmembramento da cobrança do IPTU das unidades e à empresa concessionária de água que individualize a medição.
O que a construtora oferece
Em geral, as construtoras já antes de construírem o condomínio, devem registrar uma minuta da convenção do local e do seu regimento interno. Ou seja: mesmo antes de ser ocupado pelos moradores, o lugar já tem suas regras para convivência.
Claro que os condôminos podem – e em muitos casos devem – alterar esses documentos para que o local de sua moradia reflita suas vontades, como deve ser. Uma convenção e um regimento interno que não estejam alinhados com as características do condomínio e vontades dos moradores pode gerar grandes dores de cabeça no futuro.
Outro “bônus” oferecido pela construtora é a indicação de uma administradora, que irá ajudar o síndico a “tocar o barco” do dia a dia. Mesmo assim, é importante solicitar alguns documentos para a empresa, como:
Capital social, quadro societário e objeto social da empresa
  • Peça certidões criminais e cíveis dos sócios da empresa, além de certidões negativas no INSS e de FGTS. Também é possível pedir dados bancários e comerciais da administradora
  • Contato de clientes onde a administradora tenha tido experiência de implantar o condomínio
  • Veja mais sobre como escolher a administradora aqui
Documentos importantes para o síndico
Ao tomar posse do novo condomínio, é importante atentar para os seguintes documentos:
  • Habite-se (Documento expedido pela prefeitura que garante que a edificação está apta para moradia);
  • Alvará de aprovação e execução da construtora;
  • Alvará para instalação de elevadores;
  • Auto de vistoria do Corpo de Bombeiros;
  • Projetos executivos de instalação: elétrica, de para-raios, paisagismo (se houver);
  • Mapeamento da rede de telefonia, dados, ventilação mecânica e ar condicionado (em caso de condomínio comercial);
  • Manual do proprietário;
  • Certificado de garantia de equipamentos (como elevadores, interfones, circuitos de tevê, portões), suas notas ficais e seus manuais técnicos. Vale lembrar da importância de se manter bem guardados esses documentos para gestões futuras;
  • Memorial do condomínio
Checagem
Tão importante quanto receber as chaves da unidade é saber se as áreas comuns do condomínio estão de acordo com o que foi prometido em contrato. Por isso é importante que o síndico, de posse do memorial do local, cheque com um perito, se a construtora cumpriu seu papel:
  • Pintando corretamente todas as paredes;
  • Oferecendo condição de estacionamento em todas as vagas de garagem;
  • Equipou áreas comuns (caso esteja em contrato), como playground, área gourmet, sala de tevê;
  • A parte elétrica e hidráulica da edificação está ok;
Caso haja reclamações sobre esses itens, é importante contatar a construtora logo, para que a empresa possa se posicionar e fazer as devidas alterações.
Com a ajuda da administradora
Contando com essa empresa, o síndico deve expor na próxima assembleia:
  • Custos referentes ao enxoval do condomínio (capachos, carrinhos, tapetes, máquinas para lavar as áreas comuns, escadas, ferramentas, etc.);
  • Custos referentes aos funcionários (próprios ou terceirizados), produtos de limpeza e de peças de reposição de iluminação;
  • Elaboração do cronograma de limpeza do condomínio;
  • Previsão orçamentária para os próximos meses;
  • Previsão para Fundo de Reserva;
  • Possíveis alterações na convenção ou regimento interno do condomínio;
  • Locais específicos para as vagas de garagem (caso essas sejam indeterminadas);
  • Definir o padrão de fechamento das janelas, seja por tela ou vidro
Com esses itens votados e aprovados em assembleia, a vida em condomínio começa a tomar forma.
Cadastro dos moradores
É importante que o síndico tenha um cadastro dos donos das unidades. Dados como nome completo, telefones para contato e saber para que outra pessoa ligar em caso de emergência é de extrema relevância.
Também se deve ter os dados da escritura da unidade – ajuda no momento de resolver pendências legais, como por exemplo na hora de protestar um condômino inadimplente – e o número do IPTU. No estado de São Paulo, com a nota fiscal paulista, o condomínio pode repassar aos moradores benefícios referentes as suas compras.
Reformas
Nessa etapa de implementação do condomínio é comum que haja obras em muitas unidades. Caso haja espaço disponível na garagem, pode-se oferecer uma vaga a esses prestadores de serviço, para colaborar no embarque e desembarque de materiais utilizados na obra.
Importante lembrar que já nessa época os moradores devem respeitar horários e dias designados para reformas. Os moradores são sempre responsáveis pela eventual sujeira ou dano que sua obra pode causar no condomínio.
Evitando problemas no futuro
Para evitar possíveis problemas no futuro, o novo síndico deve principalmente se precaver com a manutenção preventiva e com possíveis problemas na edificação. Também deve dar atenção especial à clareza de sua gestão e estar atento aos desejos da maioria dos condôminos.
Convenção
  • É a “Constituição” do condomínio. Todas as regras internas devem constar deste documento. Por outro lado, as regras só são válidas se nele constam. Cada condomínio redige a sua, assim que começa a ocupação pelos moradores.
  • Pela complexidade e importância deste documento, é recomendável contar com o auxílio de um advogado especialista em Direito Imobiliário para a redação.
A Convenção deve estipular itens como:
  • A discriminação e individualização das unidades de propriedade exclusiva, estremadas uma das outras e das partes comuns;
  • A determinação da fração ideal atribuída a cada unidade, relativamente ao terreno e partes comuns;
  • O fim a que as unidades se destinam.
  • A quota proporcional e o modo de pagamento das contribuições dos condôminos para atender às despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio, inclusive o fundo-de-reserva, que se encaixa entre as últimas;
  • A sua forma de administração;
  • A competência das assembleias, forma de sua convocação e quórum exigido para as deliberações;
  • As sanções a que estão sujeitos os condôminos, ou possuidores;
O regimento interno
  • A Convenção não pode ter itens que contrariem as leis municipais, estaduais e federais.
  • Para aprová-la e torná-la obrigatória para todos, é preciso a assinatura de titulares de 2/3 das frações ideais do condomínio.
  • Não é necessário convocar Assembleia para colher as assinaturas ou ratificar a decisão, quando se realiza pela primeira vez a Convenção.
  • Para mudanças posteriores em seu texto, é preciso aprovação de titulares de 2/3 das frações ideais, em Assembleia.
Distribuição das vagas na garagem
Formas aplicadas na maioria dos condomínios
  • Normalmente, quando as escrituras de apartamentos referem-se a vagas na garagem, estas não são especificadas. Ou seja, o condômino tem direito a uma vaga qualquer na garagem. Neste caso, é recomendável o rodízio, porque sempre há os espaços com localização melhor. Assim, garante-se a igualdade de direitos e o equilíbrio entre os moradores.
  • O rodízio de vagas pode constar da Convenção ou do Regulamento Interno, bem como sua periodicidade (semestral, anual).
  • Se este for o caso, o síndico é obrigado a realizá-lo como o texto determina
  • Alguns condomínios relizam sorteio para determinar de forma definitiva a localização da(s) vaga(s) destinada(s) a cada unidade
  • Existem também condomínios que optam por deixar as vagas livres, sem localização definida, limitando apenas o número de veículos por unidade
1a. administradora – Condomínios novos
A contratação de empresa para administrar o condomínio deve ser submetida à aprovação da assembleia, como prevê o artigo 1348 do Código Civil, em seu parágrafo segundo.
O contrato a ser firmado com a administradora deve ser bastante minucioso. Todos os serviços contratados devem estar especificados, de acordo com as necessidades do condomínio.
É conveniente especificar também as taxas extraordinárias cobradas pela empresa, como despesas de escritório e outras.
Principais itens a verificar no contrato:
  • 13a. taxa no mês de dezembro: deve estar prevista no contrato, para ter validade legal.
  • Funcionários próprios: a administradora pode cuidar apenas da folha de pagamento e do recolhimento dos encargos, ou ser responsável por todos os aspectos, da contratação à homologação do desligamento na Delegacia Regional de Trabalho. A opção e o detalhamento dos serviços prestados neste aspecto devem estar especificados no contrato.
  • Conta “pool” ou vinculada: o condomínio pode optar por deixar seu dinheiro em uma conta comum da administradora (conta “pool”), ou ter sua própria conta (vinculada).
  • Assessoria jurídica: muitas oferecem este serviço gratuito, para solução de dúvidas. Os honorários advocatícios para ações de cobrança e trabalhistas são cobrados à parte, geralmente.
  • Previsão Orçamentária: elaboração das previsões mensais e anuais.
  • Pagamento de contas e multas: deve constar um item em que a empresa se responsabiliza por pagar em dia as contas designadas pelo síndico, arcando com eventuais multas e juros por atraso.
  • Seguros: a contratação e renovação podem ficar a cargo da administradora, que deve informar ao síndico as melhores opções, com orçamento, para que este escolha e autorize a contratação. De qualquer modo, é sempre o síndico o responsável legal pelos seguros feitos.
  • Itens pelos quais normalmente se cobra taxa extra:
  • Assembleias: Participação de funcionários em assembleias e reuniões do corpo diretivo
  • Despesas gerais: transporte, escritório (papel, impressão).
  • Certidões de/ para órgãos públicos (RAIS, DIRF, antecedentes criminais de funcionário e outros)
  • Homologação de demissão de funcionário
  • Gerenciamento de receitas do condomínio, como espaços alugados para publicidade, antenas de telecomunicações e outros.
  • Algumas questões de rotina – previstas em contrato – não necessitam da autorização do síndico: emissão do balancete mensal, geração de previsões orçamentárias mensais e anuais, pagamento de contas de água, luz etc., recolhimento de encargos dos funcionários.
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