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Alves e Ribeiro | Conectando seu Condomínio – Faça o seu orçamento!

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O fim de ano está aí e junto aos enfeites natalinos para o condomínio, chega também a hora de fazer organizar a prestação de contas para o começo do ano que se iniciará.
De acordo com o Código Civil, a prestação de contas e previsão orçamentária deve ser feita e aprovada anualmente. Para alguns síndicos, essa tarefa pode ser um pouco mais complicada. Que tal esclarecer e facilitar essa burocracia?

Organize a documentação

Em meio a tantos papéis, é preciso organizar aqueles que são necessários na prestação de contas aos condôminos. Se você não tem acesso a todos os documentos, peça cópias a administradora. Você vai precisar organizar:
  • Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, do condomínio, da administradora e de empresas terceirizadas.
  • AVCB e cópias das NRs, 5, 7 e 9, certificado da brigada de incêndio, pára-raios, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários.
  • Atestado de dedetização, lavagem de caixas d’água e análise de água.
É preciso organizar a pasta de prestação de contas sem esquecer nenhum documento para não gerar dúvidas na reunião de condomínio. Para isso, tenha o demonstrativo de todas as despesas, que deve ser de fácil compreensão e possuir um resumo das contas do balanço.
O balanço contábil deve ser feito de forma detalhada. Para facilitar a organização e compreensão de todos, divida em três partes:
  • Pessoal: pagamento de salários, férias, cesta básica e outros benefícios aos funcionários do condomínio.
  • Fixos: água, luz, telefonia, taxas, contratos de manutenção de elevadores, dedetização, bombeiros.
  • Variáveis: Serviços atípicos, limpeza da caixa d’água recarga de extintores, consertos de emergência, etc.
Também é preciso ter em mãos a documentação comprobatória de despesas de receita, que são os comprovantes dos condôminos adimplentes e inadimplentes.

Reunião de condomínio

Se você seguiu as dicas acima e organizou todos os documentos necessários, está na hora de apresentar aos condôminos tudo o que foi realizado durante o ano.
É necessário apresentá-lo de forma clara e objetiva para não restar dúvidas. Veja algumas dicas para facilitar a reunião de condomínio:
  • No início da assembleia, o síndico ou a administradora deve distribuir uma folha com os assuntos que serão discutidos na prestação de contas comparando com a previsão orçamentária realizada para o ano em discussão.
  • É fundamental comparar a previsão de contas com previsão orçamentária realizando explicações claras sem deixar dúvidas sobre os gastos. Informe os moradores que a pasta com os gastos e recibos estará disponível na administração do prédio a qualquer momento.
  • Use a divisão de gastos fixos, pagamentos com funcionários e variáveis para facilitar o entendimento dos condôminos sobre os gastos reais.
  • Caso ainda tenha dúvidas sobre como realizar a prestação de contas ou como explicar de maneira clara e objetiva para os condôminos, a administradora deve oferecer consultoria de um especialista.
  • Analise todas as reclamações, sugestões e críticas durante a reunião de apresentação de contas. Procure adequar à necessidade de todos. Em caso de dúvidas ou discordância a decisões tomadas, realize votações ou enquetes para saber qual a melhor saída para manter o bom convívio.

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Administrar um condomínio é muita responsabilidade. Mas, para que esse processo não vire um pesadelo, é importante que as pessoas interessadas se cerquem de quem possa realmente auxiliá-los a fazer as melhores opções para atingir o sucesso. Assim sendo, a Alves e Ribeiro Contabilidade, certamente, irá dar o melhor acompanhamento possível para que, no fim, tudo funcione da maneira mais benéfica possível.
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